Qu’est-ce que le flex office ?

Qu’est-ce que le flex office ?

Faisant suite à la crise sanitaire due à la Covid-19, le flex office ou bureau flexible a fait son retour sur le devant de la scène. Car il s’agit bien d’un retour. En effet, dans les années 90, de grands groupes avaient déjà initié une organisation des espaces de travail où aucun poste n’était attribué à un salarié désigné, quand les membres des équipes étaient souvent chez les clients, c’est-à-dire à l’extérieur des entreprises. Le flex office s’installe un peu plus au début des années 2010 et gagne les petites et moyennes entreprises. Dix ans plus tard, la crise sanitaire, le télétravail, les réflexions et les nouvelles attentes quant à la présence ou non dans les locaux ont accéléré le mouvement. Voici des pistes pour comprendre ce qu’est le flex office, ses avantages et sa mise en place pour améliorer la qualité de vie au travail de ses collaborateurs.

Le Flex office : définition

Tout part d’un constat : les collaborateurs ne sont pas tous présents en même temps dans les locaux. Est-il donc pertinent de conserver des espaces vides qui ont un coût :

  • Financier très important pour l’entreprise ?
  • Écologique à cause des trajets quotidiens des salariés ?
  • Humain quand les espaces ne sont pas pensés pour les collaborateurs ? 

Aujourd’hui, les outils (ordinateurs portables, téléphones, etc.) et les ressources (internet, plateformes numériques, etc.) sont utilisés par une grande majorité de salariés. Repenser le rapport à la présence au travail est, nécessairement, devenu une priorité.


Quels sont les avantages à mettre en place une organisation en flex office  ?

Les entreprises ont formidablement réussi à s’adapter dans l’urgence à de nouvelles conditions de travail. Aménager des espaces de travail collaboratif pour concilier bien-être des salariés et optimisation des coûts a de nombreux avantages.

1-      Faciliter la créativité

Grâce aux aménagements des espaces de travail dédiés, chacun peut s’installer où bon lui semble et se sentir dans un environnement plus confortable pour travailler. Pouvoir se rassembler et collaborer, favorise la communication et la productivité. Les bureaux peuvent donc être organisés selon des ambiances propices à la concentration, la créativité et à l’échange d’informations. Car supprimer les cloisons physiques rend aussi possible la suppression des cloisons mentales.

2-      (Re)créer du lien

Proposer des bureaux individuels et des bureaux collaboratifs permet également de remettre du lien entre les salariés. En changeant régulièrement de voisins de bureau, chacun discute avec des membres de l’entreprise qu’il n’a pas l’habitude de côtoyer.

Plus vos collaborateurs vont se rencontrer, plus le sentiment d’appartenance à votre entreprise sera renforcé, l’objectif étant de favoriser l’émergence de nouvelles idées.

3-      Bonifier le management d’équipe

Grâce aux flex office vous ouvrez la discussion avec les managers. Les barrières hiérarchiques que représentent les bureaux individuels disparaissent au profit d’un respect entre les personnes. La gestion d’équipe s’en trouve, de fait, améliorée. La relation n’est plus verticale et descendante, mais horizontale et fluide.

Il s’agit d’instaurer une relation gagnant-gagnant. Osez la confiance !

D’un côté, les responsables simplifient leur communication, de leurs côtés, les salariés bénéficient, eux, de la bienveillance et de la participation aux décisions.

4-      Améliorer la qualité de vie au travail

En cassant la routine, organiser des espaces de travail collaboratif permet d’améliorer le quotidien professionnel de vos salariés. L’épanouissement sur son lieu de travail est une des exigences qu’il faut retenir de la pandémie. Il y a réellement un avant et un après Covid-19. Le retour au bureau ne peut plus se faire comme avant.

Vos collaborateurs ont expérimenté le télétravail et avec lui :

  • Le confort de travailler de chez soi.
  • L’absence ou la réduction forte du temps de transport.
  • Le silence et le calme.
  • L’organisation personnelle sans regard extérieur.

Alors bien sûr, le télétravail n’est pas la panacée et ne peut se faire qu’avec les conditions mises à disposition pour que tout se passe bien. En revanche, passer des heures dans les transports pour travailler dans le bruit en incluant des réunions improductives n’est plus envisageable.

Sans compter qu’attirer de nouveaux talents pour développer votre entreprise, va être un enjeu crucial dans les années à venir. Pensez-y dès maintenant.

5-      Économiser des charges

Dernier point, mais non des moindres, les deux constats qu’ont mis en évidence ces deux années de crises sont :

  • Le télétravail est tout à fait possible, y compris dans des domaines d’activité qui étaient a priori impensables.
  • Les bureaux attribués ne sont occupés qu’à 60 % en moyenne.

Il est donc tout à fait logique qu’une entreprise envisage d’économiser des charges pour investir sur d’autres postes pour se développer. Chaque mètre carré a un coût et les espaces inutilisés sont donc une aberration comptable. L’avantage de mettre en place des solutions de flex office est de proposer une expérience de collaboration moderne, d’enrichir les relations hiérarchiques tout en diminuant les surfaces.

En revanche, ne le faire que pour des raisons financières, c’est voué la démarche à l’échec. Les managers ne trouveront pas leur place, les salariés seront démotivés et mécontents. Il est donc fondamental de repenser l’humain au sein des entreprises. Le partage, la convivialité, la bienveillance doivent être au cœur du projet pour donner vie aux idées et à l’innovation.

Comment mettre en place le flex office ?

1-      Repenser les bureaux

Le flex office n’est donc pas un simple open space. Il s’agit en réalité d’un réaménagement des espaces pour donner la possibilité aux employés de choisir le bureau en fonction de la tâche à accomplir. Pour faciliter la transition, ce nouvel environnement doit être réfléchi, qualitatif et pas seulement conçu comme une économie d’échelle. Les salariés doivent s’y sentir bien pour développer les coopérations, les partages et les rencontres. Des pistes de réflexion sont d’installer :

Il faut réinventer la valeur ajoutée du travail d’équipe.

2-      Accompagner les salariés

De plus, si vous souhaitez que vos équipes soutiennent votre initiative, il est primordial de communiquer sur les changements à venir et les bénéfices attendus. Si vos collaborateurs ne sont pas associés pleinement au projet, il va être très difficile de réussir une organisation flex office. Vous ne créerez que du mécontentement et de la résistance au changement.

Il faudra également faire la part belle à l’écoute. Il ne s’agit pas de décréter la bienveillance et l’horizontalité des relations. Elle devra être effective et vécue comme telle. Le risque étant que les mauvaises habitudes refassent surface, par exemple :

  • Les mêmes personnes occupent les mêmes espaces en permanence en compagnie des mêmes collègues.
  • Les bureaux sont laissés tels quels par les prédécesseurs sans considération pour les suivants.

Le passage au flex office est avant tout une considération managériale basée sur la confiance et l’écoute. Ce processus nécessite de :

  • rassurer ;
  • répondre aux interrogations légitimes de chacun ;
  • valoriser la force du collectif ;
  • privilégier un processus collaboratif.

Vos ambitions seront alors récompensées par un sentiment d’appartenance très fort aux valeurs de votre entreprise.

Vous l’aurez compris, le flex office n’est pas une nouvelle tendance, mais la condition pour une vie professionnelle épanouissante et productive. Tout le monde y gagne, d’une part les salariés puisque les relations sont basées sur la confiance et l’échange, d’autre part, les managers simplifient la gestion de projet, enfin, les entrepreneurs renforcent le sentiment d’appartenance tout en faisant des économies d’échelle non négligeables. Chez Bureau Romand, nous avons la conviction depuis toujours que l’épanouissement et le bien-être de chacun sont primordiaux. C’est la raison pour laquelle nous vous proposons une solution 360 pour penser et équiper vos bureaux, avec du mobilier de bureau haut de gamme et robuste et un offre logiciel pour maitriser votre flex office. Nous vous aidons à concevoir vos espaces de travail comme des atouts au service de votre développement. Contactez nos équipes et voyons ensemble comment créer votre bureau du futur !

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